Wielu przedsiębiorców z niechęcią podchodzi do porządkowania spraw w swojej firmie od strony
formalnej. Często kojarzy się to im ze stratą czasu i zbędnymi komplikacjami. Jak wygląda ta kwestia w praktyce? Czy prowadząc własny biznes warto stosować konkretne procesy, rozpiski i procedury? I czemu ma to właściwie służyć?
Zabezpieczenie na złe czasy
Choć może się to wydawać żmudnym zadaniem, zdecydowanie warto fizycznie spisać wszelkie procesy zachodzące w firmie. Precyzyjne plany, listy i systemy mogą okazać się największym sprzymierzeńcem przedsiębiorcy. Dlaczego? To one przyjdą mu bowiem na ratunek w sytuacji kryzysowej. Nawet jeśli procedury faktycznie okażą się mało przydatne w sytuacjach, gdy firmie dobrze się wiedzie, ich rola diametralnie się zmienia, gdy pojawiają się problemy.
Zastępowalność
Niezwykle istotnym aspektem tworzenia procedur jest to, że zarówno procesy, jak i ludzkie działania wewnątrz organizacji powinny być zastępowalne. Zdarza się, że tylko jedna osoba w firmie posiada szczegółową wiedzę na temat mechanizmu działania konkretnego projektu. Gdy z jakiegoś powodu takiej osoby nagle zabraknie, nikt nie ma pojęcia, co robić. Przykładem takich okoliczności może być nagła choroba pracownika lub jego decyzja o odejściu. Niejednokrotnie okazuje się, że nieobecność osoby, która była dotychczas odpowiedzialna za konkretne zadania prowadzi do chaosu w firmie.
Powód jest prosty: nikt inny nie posiada niezbędnej wiedzy i nie można wspomóc się pomocnymi materiałami powstałymi wskutek spisania konkretnych procedur. Warto dokładnie uporządkować zatem listę czynności, które muszą zostać wykonane, by realizacja danego zadania odbyła się bez przeszkód. W takim przypadku nawet gdy zabraknie osoby, która była dotąd odpowiedzialna za konkretny proces, każdy będzie w stanie go odtworzyć. Przy okazji, taka strategia pomoże uniknąć kosztownych błędów oraz zachować wewnętrzny spokój nawet w sytuacjach kryzysowych. Z pewnością wymaga to zainwestowania nieco czasu w przygotowanie stosownych instrukcji, bez wątpienia się to jednak opłaci.
Ciągłe udoskonalanie
Po stworzeniu odpowiednich procedur warto zadbać o to, by cały czas je udoskonalać i poprawiać. Należy mieć na uwadze, że nie są to dokumenty czy systemy, które tworzy się raz w życiu i więcej się do nich nie wraca. Zawsze istnieje możliwość, że zdarzy się coś niespodziewanego, przez co zainicjowane procesy będą ewoluowały. Co jakiś czas dobrze jest zatem przyjrzeć się ich działaniu i ocenić ich skuteczność.
Mierzenie wyników
Aby upewnić się, że nasza firma będzie samodzielna, należy pamiętać o tym, żeby mierzyć jej rezultaty. Wielu przedsiębiorców wychodzi z założenia, że dopóki w ich biznesie istnieje przepływ gotówki, można mieć pewność, że firma zarabia. Nic bardziej mylnego. Swoisty monitoring firmy przeprowadzany w ramach określonych procedur – na przykład comiesięczna lub chociaż cokwartalna analiza przychodów, dochodów i kosztów – potrafi otworzyć oczy na wiele spraw, skłaniając przedsiębiorcę do podjęcia niezbędnych kroków. Jeśli okaże się, że pewne działania kompletnie się nie sprawdzają, zawsze będzie można je zmienić.
Brian Tracy zwykł mawiać: Zaczynaj z wizją końca. Każdy przedsiębiorca powinien wziąć sobie do serca te słowa. Warto się zastanowić, jak nasz biznes ma wyglądać za pięć czy dziesięć lat.
Można zadać sobie pytanie, czy to właśnie daną dziedziną zamierzamy zajmować się do końca życia, czy w przyszłości zamierzamy przekazać komuś firmę lub chociażby przekształcić ją w spółkę akcyjną.
Sprecyzowanie krótko- i długoterminowych celów znacznie ułatwi sporządzenie solidnego planu i podlegających pod niego procedur.
Skrupulatna obserwacja firmy pozwoli natomiast dostrzec potencjalne trudności i odpowiednio im zaradzić.
Podobnie jak w każdym innym obszarze biznesu, ogromną rolę w usamodzielnianiu firmy odgrywają ponadto rekomendacje. To właśnie opinie zadowolonych klientów stanowią dziś najskuteczniejszy marketing. Zbieranie rekomendacji warto wpisać w standard działania firmy, jasno określając, na jakim etapie najlepiej jest o nie poprosić i w jaki sposób to robić.
Niezależnie od rodzaju procedur wprowadzanych w firmie czy towarzyszących im okoliczności, zawsze należy brać odpowiedzialność za swój biznes. Zamiast ubolewać nad wysokością podatków czy przepisami prawa, zdecydowanie lepiej jest wziąć sprawy w swoje ręce i działać wbrew przeszkodom, na które i tak nie ma się wpływu. Każdą firmę da się natomiast budować dużo bardziej strategicznie, gdy wiadomo, co robić. Właśnie w tym pomogą przedsiębiorcy tak nielubiane przez wielu systemy, listy i procedury.
Wulkan – to najlepsze określenie kobiety z charyzmą. Brnie do przodu nie oglądając się wstecz. Inspirować się takimi ludźmi, jest warto – po prostu Warto!
Jest portalową czarodziejką. W magiczny sposób przedstawia nasze słowa i obrazy, nadając im przejrzystą i zaskakującą formę.